São 350 toneladas de documentos guardados em 38.724 caixas no Senado Federal.  Alguns, como os projetos de lei ou de emenda à Constituição, arquivados para sempre.  Nesses papéis – fonte permanente de consulta histórica, cultural e científica – está a vida do Parlamento. Até agora, o gerenciamento da guarda dos documentos no Senado seguia regras defasadas, da década de 1980, e adaptadas de outros órgãos públicos, o que tornava o trabalho lento e oneroso.

Com o novo Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade aprovados nesta quinta-feira (12,) pela Comissão Diretora, o Senado passa a ter regras específicas, que refletem as atividades da Casa, para o tratamento documental. Essas orientações vão facilitar também a total implantação do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, o Sigad. Esse sistema, que estará finalizado em dois anos, vai proporcionar a diminuição de 80% do papel usado nas atividades da Casa.

Desde que se tornou presidente, Renan Calheiros (PMDB-AL), determinou uma série de medidas visando a maior eficiência na aplicação dos recursos usados no Senado. Ao completar  cem dias de administração, a economia gerada pelas mudanças determinadas por Renan estava em R$ 300 milhões de reais. Apesar dos números, Renan Calheiros enfatiza que é necessário um esforço constante para um Legislativo cada vez mais forte, enxuto e eficiente.

A guarda de documentos segue uma lei federal, a 8159/9, conhecida como Lei de Arquivos. Para atender a lei, o tempo mínimo que o Senado deve guardar certos tipos de documentos é de 20 anos. O Plano de Classificação define orientações que permitem classificar o tipo de documento manuseado pelo arquivista e a Tabela de Temporalidade é onde está definido por quanto tempo esse documento será guardado. O trabalho, que demandaria cerca de cinco anos, foi concluído em sete meses graças a um grupo multidisciplinar que reuniu a Coordenação de Arquivo e a Comissão Permanente de Avaliação de Documento do Senado Federal.

Entre os documentos guardados de maneira permanente, 7060 caixas (63 toneladas) são preservados pelo Senado desde os períodos colonial e imperial. O documento mais antigo é de 1788. A lei determina a guarda permanente de todas as proposições originadas no Senado, Diários do Senado, Diários do Congresso, como por exemplo o autógrafo da Lei Áurea original, que está na Coordenação de Arquivo.