2.3. Sistema de registro acadêmico
Quando o sistema de registro acadêmico previsto/implantado, em conformidade com o PDI, atende de maneira excelente às necessidades institucionais e dos estudantes, considerando, em uma análise sistêmica e global, os aspectos: organização, informatização, agilidade no atendimento, acessibilidade e diversificação de documentos disponibilizados.
O principal sistema utilizado pelo ILB para apoiar suas atividades é o Sistema de Gestão Acadêmica (SGA), desenvolvido pela equipe técnica do próprio ILB, empregando tecnologias providas e suportadas pela Secretaria de Tecnologia da Informação do Senado Federal (Prodasen).
A opção pelo desenvolvimento interno deu-se pela necessidade de se ter um sistema que atendesse plenamente às peculiaridades de informatização da Escola de Governo do Senado, algo que não seria facilmente obtido no mercado. Além disso, o desenvolvimento interno torna mais simples a integração com outras bases de dados do Senado Federal (eliminando assim a necessidade de replicação de informações) e com outros sistemas utilizados pelo ILB, criando uma solução robusta e customizada que agregue de fato valor ao trabalho do Instituto.
O SGA foi desenvolvido de forma modular, de modo a poder crescer e ser adaptado conforme evolução das necessidades de informação do ILB. Os módulos disponíveis atualmente e suas respectivas funcionalidades são:
- Cursos: gestão de informações cursos, ofertas, componentes curriculares, colaboradores educacionais, alunos regulares e especiais, notas, frequências e formulários de avaliações da CPA;
- Grupos de estudo e pesquisa acadêmica: gestão de edições dos grupos de estudo e pesquisa acadêmica (GEPA), seus integrantes e respectivos papéis, bem como os resultados apresentados ao final dos trabalhos;
- Documentos: interface para pesquisa e acesso rápido a documentos do SIGAD referenciados nos demais módulos do sistema;
- Autorização: mecanismo para definir permissões para acesso aos módulos pelos usuários do SGA;
- Auditoria: interface para rastreamento de alterações feitas nos registros do SGA, com indicação do responsável pelas mudanças e a data e hora em que foram realizadas;
- Licença para capacitação: gestão de pedidos de licença para capacitação, com os respectivos períodos e ações solicitadas, resultados sobre deliberação e informações sobre prestação de contas. Inclui mecanismo para envio automatizado de mensagens de cobrança no caso de servidores com pendências na comprovação.
- Afastamentos para participação em programas de Pós-graduação: gestão de pedidos de afastamento, resultados sobre deliberação e informações sobre prestação de contas. Inclui mecanismo para envio automatizado de mensagens de cobrança no caso de servidores com pendências na comprovação.
- Treinamentos externos: gestão de pedidos de treinamentos externos, participantes, resultados sobre deliberação e informações sobre prestação de contas. Inclui mecanismo para envio automatizado de mensagens de cobrança no caso de servidores com pendências na comprovação.
Além do sistema acadêmico, a Secretaria Acadêmica também faz uso do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) para guarda permanente de documentação de cursos, alunos e colaboradores educacionais.
A emissão de certificados, por sua vez, é feita basicamente por meio da plataforma Saberes, a qual provê também mecanismos online para validação. Apenas no caso dos cursos de Pós-graduação Lato Sensu, pelas suas peculiaridades, os certificados e históricos ainda são gerados manualmente pela Secretaria Acadêmica do ILB.