A Alta Administração do Senado Federal, tendo ciência da necessidade de adoção de procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade dos documentos arquivísticos, bem como o acesso contínuo a eles, incluiu no portfólio de projetos estratégicos do Senado Federal para o biênio 2017-2018 (Ato Conjunto da Secretaria-Geral da Mesa e da Diretoria-Geral do Senado Federal nº 1, de 2017) o projeto estratégico “Gestão Arquivística e Preservação da Memória no Senado Federal”, sob responsabilidade do Arquivo do Senado.

Esse projeto estratégico apresenta os seguintes objetivos:

Objetivo geral

• Implementar procedimentos de gestão arquivística e de preservação da memória nos processos de trabalho do Senado Federal, com foco na produção documental e na confiabilidade e autenticidade dos documentos.

Objetivos específicos do projeto

• Dotar os sistemas informatizados ativos que produzam documentos de arquivo, desenvolvidos pelo Senado Federal, de requisitos de gestão arquivística, por meio da inserção de metadados, ajustes na classificação arquivística e outros meios necessários à aplicação no caso concreto;
• Integrar os sistemas informatizados ativos ao Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD);
• Participar e acompanhar a concepção e implantação de sistemas informatizados do Senado Federal que envolvam gerenciamento de documentos, para identificar desde a produção os metadados, requisitos e/ou integrações necessárias para a gestão documental da produção até a destinação final;
• Aprimorar a etapa de classificação arquivística na produção de documento do SIGAD;
• Analisar e propor soluções para os conjuntos documentais digitais que não possuem os requisitos de gestão arquivística, oriundos de sistemas ativos, inativos ou de unidades extintas;
• Classificar, avaliar e organizar os documentos da área-meio, em papel, produzidos e recebidos pelos diversos setores do Senado Federal, sob a guarda da Coordenação de Arquivo.
• Descrever a documentação arquivística histórica do Senado, bem como definir seu arranjo, primando pela preservação e difusão da memória legislativa;
• Aprimorar a política arquivística do Senado Federal, com vistas à atualização das normas existentes e à elaboração de normas complementares, articulada às demais políticas informacionais existentes na Casa, inclusive em relação aos documentos oriundos das Comissões Parlamentares de Inquérito; e
• Implantar repositório digital confiável arquivístico (RDC-Arq) e sistema de descrição, difusão e acesso de informações e documentos arquivísticos.

Com isso, o Senado dá um passo importante na preservação de documentos digitais autênticos e também disponibiliza de maneira ativa para toda a sociedade seu acervo histórico, rica fonte de pesquisa acerca do Poder Legislativo em mais 200 anos de história.