Você já se frustrou ao buscar por fotos ou vídeos sobre um tema e não encontrar os resultados que queria? O problema pode estar não na falta desses arquivos, mas sim em uma descrição ruim, o que dificulta (muito) o trabalho do pesquisador. É o que explica Tuane Pontes, da Coordenação de Arquivo (Coarq).

— Um dos principais problemas decorrentes de uma descrição inadequada é a dificuldade em recuperar as informações, o que compromete a função essencial da descrição: tornar os arquivos inteligíveis e acessíveis — afirma.

O ideal é que todo documento pertencente a um acervo tenha uma descrição que permita a sua rápida identificação e recuperação. É aí que entra a descrição arquivística, um trabalho importante realizado pela Coarq.

Durante o processo de descrição, o arquivista analisa tanto aspectos formais, como suporte, formato e tipo documental; quanto de conteúdo e contextual, como datas, produtores, atividades e assuntos do documento. São esses atributos que enriquecem a busca e garantem o retorno de resultados mais precisos ao pesquisador.

— Para realizar uma descrição eficiente, o arquivista deve entender o funcionamento da entidade que originou os documentos e entender como eles foram acumulados ao longo do tempo. Esse estudo contextual é essencial para garantir que a descrição seja precisa e reflita a realidade documental — Tuane explica.

O Livro de Projetos e Resoluções do Senado do Império 1826-1850, peça integrante do acervo do Arquivo Digital do Senado Federal (ADSF), ilustra o quanto o contexto histórico e a entidade que originou o documento devem ser compreendidos pelo arquivista. A descrição do documento contém não apenas metadados, como data de produção, dimensão e suporte, mas também informações sobre como eram feitas as anotações em cada página do livro:

“Os Projetos de Lei, Resoluções etc. estão registrados nas páginas ímpares do Livro e as Emendas, nas páginas pares (...) Na margem esquerda de cada Projeto constam ocorrências, tais como: data da leitura, datas em que acontecem as discussões, por exemplo: '1ª Discussão em 15 de Junho', '2ª Discussão em 26 de Junho', '3ª Discussão em 14 de Julho'. As Emendas, eventualmente, também recebem anotações na margem direita, por exemplo: 'Passou', 'Prejudicada', 'Não passou', 'Rejeitada'.”

Suelen Dal Osto Bidinoto, também da Coarq, destaca a importância da dedicação a essa etapa do ciclo documental. Ela destaca que, a partir de uma boa descrição, é possível conduzir o pesquisador aos temas que já o interessavam, mas também levá-lo a outros assuntos que ele não imaginava no início.

— Uma boa descrição, assim, é uma porta de entrada a outros documentos que compõem o acervo e resulta também em novas pesquisas.

Tuane acrescenta:

— Além de ajudar no controle do acervo, essa função arquivística contribui para a disseminação da história e da memória institucionais, pois permite que os pesquisadores utilizem o material como fonte de produção de conhecimento — finaliza.

Créditos: Produzido pela equipe da Comunicação Interna do Senado        

Visitas ao Arquivo

O público pode ver de perto os documentos originais que ficam sob a guarda do Arquivo do Senado. Para fazer um agendamento, basta enviar um e-mail para arquivo@senado.leg.br. É possível solicitar pesquisas pelo mesmo endereço.