Digitalização de documentos deverá cumprir série de requisitos

Em Plenário, o relator das emendas, senador Armando  Monteiro (PTB-PE), explicou que o PLS 146/2007, do senador Magno Malta (PR-ES), aprovado nesta quarta-feira (14), é importante porque prevê a eliminação, após a digitalização, dos documentos físicos classificados como temporários. Mas Armando destacou que os registros considerados permanentes e históricos continuarão a ser preservados, garantidas a guarda e a preservação.

Essa permissão para eliminar os documentos físicos digitalizados foi inserida no projeto, por meio do substitutivo do relator na Comissão de Constituição, Justiça e Cidadania (CCJ), senador José Maranhão (PMDB-PB). Ele observou que a proibição da lei “acaba por impedir que avancemos na desmaterialização de processos, como já o fez o Poder Judiciário”. Como o Novo Código de Processo Civil já reconheceu os documentos digitais e digitalizados como válidos para os fins de direito, o relator sustentou que isso precisa estar presente também na Lei 12.682/2012.

Em linhas gerais, o projeto estabelece critérios sobre a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou digital, e a reprodução dos documentos particulares e públicos arquivados, de órgãos públicos federais, estaduais e municipais, e de entidades integrantes da administração pública indireta das três esferas de poder político.

Certificação digital

O projeto determina que possam ser utilizados, para assegurar a autoria e a fidedignidade dos documentos, certificados digitais emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou equivalente. Assim, os documentos digitalizados passam a ter o mesmo valor dos seus originais, inclusive quanto à fé pública, e fica permitida sua utilização até mesmo na via judicial.

As condições gerais para essa digitalização serão especificadas e detalhadas em regulamento, mas o processo deverá assegurar a fidedignidade, a confiabilidade, a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digitalizado, com o emprego de certificado digital emitido pela ICP-Brasil ou outro meio previsto em regulamento de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive identificação da pessoa por nome de usuário e senha.

Permanentes

No entanto, os documentos de valor permanente deverão seguir a mesma regra aplicada à guarda em geral dos acervos dos órgãos públicos, não podendo ser eliminados, ainda que digitalizados.

Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados, e sempre permitir a identificação de quem os acessou.

“Com efeito, deve-se permitir que os documentos apresentados em papel possam ser destruídos após a sua digitalização, desde que respeitados os requisitos procedimentais para garantia da integridade, autenticidade e fidedignidade da conversão do arquivo do meio físico para o meio digital”, considerou Maranhão.

Segundo resumiu Maranhão, a intenção do PLS 146/2007 é regulamentar a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, ótico ou digital, e a reprodução dos documentos particulares e públicos arquivados. Além de autorizar a eliminação de documentos após sua digitalização ou armazenamento em mídia ótica ou digital autenticada, o projeto estabelece que os documentos que passarem por esse processamento, bem como as suas reproduções, terão o mesmo valor jurídico do documento original.

Os critérios de digitalização que serão regulados em lei posterior deverão ser aplicados em todos os órgãos públicos federais, estaduais e municipais, e de entidades integrantes da administração pública indireta das três esferas de poder, além de possíveis entidades privadas. Os documentos digitalizados poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração, ‘lavrando-se o respectivo termo de eliminação’.

Agência Senado (Reprodução autorizada mediante citação da Agência Senado)