A cada quatro anos, o mês de dezembro se torna particularmente intenso no Senado. A data marca a reta final dos preparativos para a cerimônia de posse presidencial no dia 1º de janeiro, evento que envolve diversos setores do Congresso.

De acordo com a diretora da Secretaria de Relações Públicas e Comunicação Organizacional do Senado, Ana Lucia Novelli, os preparativos começaram no primeiro semestre deste ano, com a definição do roteiro da cerimônia e o levantamento das necessidades de infraestrutura de cada setor envolvido.

—  Realizamos reuniões para identificar as demandas das áreas e apontar o papel de cada unidade para o sucesso do evento. Fizemos testes nos trajetos em que serão instalados os tapetes vermelhos, sugerimos melhorias no cabeamento para as emissoras de televisão e definimos os requisitos para a impressão dos convites.

Esses preparativos são importantes para que a organização da etapa final seja dedicada às questões operacionais de montagem do evento. É o momento de preparar a lista de convidados, imprimir e expedir os convites, definir as equipes de trabalho para o dia da cerimônia, elaborar os croquis e mapas com o planejamento da ocupação dos espaços, separar o mobiliário e fazer as reuniões precursoras com os convidados estrangeiros.

Para que tudo transcorresse da melhor forma possível, Ana Novelli destaca que o planejamento de todo o evento se estruturou em torno de cinco eixos: convites, imprensa, receptivo, infraestrutura e cerimonial. O trabalho da Secretaria de Relações Públicas conta com o apoio de outras secretarias do Senado e do setor de Relações Públicas da Câmara.

Tecnologia

Uma das novidades desta posse é o uso de um QR Code nos convites, garantindo que sejam pessoais e intransferíveis. Além disso, a tecnologia facilita o trabalho do receptivo, que utilizará a identificação digital para o controle de acesso ao evento. O coordenador-geral de comunicação organizacional, Daniel Souza, explica como deve funcionar o sistema.

—  Serão disponibilizados celulares nos postos de trabalho para a leitura do QR Code. Com a apresentação do cartão, a leitura do código abrirá um aplicativo com as informações sobre o convidado.

A responsabilidade pela produção, impressão e expedição dos convites, além do cadastramento dos convidados, também é da Secretaria de Relações Públicas. Os convites estão impressos e em fase de produção final, e devem ser enviados nas próximas semanas.

Sessão solene

A responsável por organizar a sessão solene é a Secretaria Legislativa do Congresso Nacional (SLCN). A solenidade tem previsão constitucional e o rito está descrito no Regimento Comum do Congresso. Entre as atribuições da SLCN, está a elaboração do encaminhamento da sessão, a produção do termo de posse e a organização da Mesa.

A sessão da posse é presidida pelo presidente do Congresso Nacional, cargo ocupado pelo presidente do Senado. A Mesa também deve ser composta pelo presidente da República e vice eleitos, pelo presidente da Câmara, do Supremo Tribunal Federal, pelo primeiro secretário e outras autoridades. Após prestar o compromisso constitucional previsto no artigo 78, o presidente eleito é declarado empossado pelo presidente da Mesa.

—  Ao serem declarados empossados, presidente e vice devem assinar o termo de posse. Depois, devem discursar o presidente recém-empossado e o presidente do Senado, só os dois. Então, a sessão é encerrada. Parece curta, mas exige uma organização criteriosa e cuidadosa para a gente tentar antecipar tudo o que pode acontecer no dia — explica Roberta Lys, diretora da Secretaria Legislativa.

Assim como a Secretaria de Relações Públicas, a SCLN também está envolvida com a organização da posse desde o início do ano. Roberta explica que boa parte da produção pode ser antecipada, mas há alguns detalhes técnicos que só podem ser finalizados depois do resultado da eleição. Sobre o simbolismo da sessão, ela acredita que é a representação da democracia.

—  Essa sessão realiza a democracia, concretiza a vontade popular que foi ali depositada nas urnas. O presidente e o vice são diplomados, mas eles de fato tomam posse na sessão solene do Congresso Nacional.

Da Comunicação Interna

Saiba mais:

Imprensa terá credenciamento específico para posse presidencial