Directrices para la actuación de la Secretaría de Comunicación Social del Senado Federal

La integración y la uniformidad en la planificación y el trabajo de las áreas de la Secretaría de Comunicación Social se refuerzan en este manual con la definición de directrices.

Son reglas que establecen la política de actuación de la Secretaría de Comunicación Social en 13 temas transversales, desde la conducta profesional hasta las normas de calidad, pasando por la gestión de la información y la responsabilidad social.

Las directrices difieren de las demás normas de este manual en que tienen un carácter más amplio y son comunes a todas las áreas de la Secretaría de Comunicación Social. Las reglas se aplican a todas las áreas de la secretaría o repercuten en más de una. Por lo tanto, deben ser observadas y seguidas por todos.

Acciones institucionales

Las acciones institucionales se caracterizan por su impacto en la percepción que el ciudadano tiene del Senado Federal, contribuyendo así a la consolidación de su reputación, identidad e imagen. La planificación y la implementación de tales acciones deben guiarse por el interés público, el rigor técnico y el compromiso ético.

Las acciones desarrolladas por la Secretaría de Comunicación Social deben tener como objetivo fomentar y fortalecer el diálogo y la relación del Senado con sus diversos públicos, así como promover la comprensión del papel de la Cámara en el sistema político y añadir valor a la imagen institucional.

Los servicios, proyectos, actividades y acciones desarrollados por las áreas del Senado que atiendan a los objetivos de las acciones institucionales deben ser divulgados sistemáticamente por la Secretaría de Comunicación Social.

Las acciones institucionales deben basarse en datos y hechos, que no pueden crearse ni distorsionarse.

Las acciones institucionales deben ser accesibles y de fácil de comprensión para las partes interesadas.

Las actividades de promoción partidaria, electoral o comercial no forman parte de las acciones institucionales.

Las sugerencias de acciones institucionales recibidas de los gabinetes, los parlamentarios, los funcionarios o otras fuentes deben evaluarse en función de los criterios definidos en este manual.

Cobertura periodística

La cobertura periodística es fruto del trabajo en equipo y la relación entre los profesionales debe ser cordial y respetuosa.

La cobertura de los vehículos de la Secretaría de Comunicación Social debe abarcar el trabajo parlamentario, el proceso legislativo, los asuntos relacionados con el Senado Federal y el Congreso Nacional, y las cuestiones de interés público.

Debe darse prioridad de cobertura a la actividad legislativa.

Las decisiones colegiadas (Pleno y comisiones) deben tener prioridad sobre las cuestiones relativas a la actividad parlamentaria individual.

Cuanto mayor sea el interés del público en el tema, más relevante será su cobertura. Las cuestiones de interés nacional tienen prioridad sobre las cuestiones regionales o locales. La actividad legislativa tiene prioridad sobre los asuntos institucionales.

En la cobertura de contenidos relacionados con la actividad legislativa donde se deben priorizar los recursos materiales y humanos de los vehículos de la Secretaría de Comunicación Social.

En la medida de sus posibilidades, la cobertura de los medios de comunicación de la Secretaría de Comunicación Social deberá abarcar, teniendo en cuenta los recursos materiales y humanos, las actividades de control, fiscalización y seguimiento del Senado y del Congreso, así como todas las etapas del proceso legislativo, incluyendo el tratamiento de las propuestas en la Cámara de Diputados, las sanciones o vetos presidenciales, el dictado de medidas cautelares, promulgaciones y asuntos relacionados con el Poder Judicial Federal y la difusión de las acciones y atribuciones del Tribunal de Cuentas de la Unión relacionadas con su condición de órgano auxiliar del Congreso Nacional.

La cobertura de los vehículos de la Secretaría de Comunicación Social también puede incluir:

• Hechos ocurridos fuera del Pleno y de las comisiones del Senado, en el edificio del Congreso o en sus inmediaciones: cuando estén relacionados con la actividad parlamentaria y legislativa y contribuyan a una mejor comprensión de la noticia por parte del público.

• Seguimiento in loco de misiones parlamentarias y audiencias públicas externas: a discreción de la dirección de la Secretaría de Comunicación Social, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos materiales y humanos.

• Debates y decisiones de la Cámara de Diputados, el Tribunal Federal de Cuentas, los tribunales superiores y el Gobierno federal: cuando el tema sea de interés público. En estos casos, la cobertura debe favorecer la repercusión del asunto en el Senado.

• Reuniones de caucus: solo si están relacionadas con las actividades del Senado, como la elección del portavoz o el anuncio del sentido del voto.

• Asuntos externos al Senado relacionados con la actividad legislativa o institucional: la cobertura debe privilegiar la repercusión del tema en el Senado.

• Asuntos externos al Senado que afectan a la vida de la población: la cobertura debe privilegiar la repercusión del tema en el Senado.

• Hechos de la vida personal de los senadores: siempre que estén relacionados con la actividad parlamentaria o tengan incidencia en ella. Estos hechos deben difundirse según una manifestación oficial, como un pronunciamiento en el Pleno, en comisión, nota oficial, entrevista colectiva del senador o perfiles en las redes sociales, siempre con la indicación de la fuente.

• Quejas, acusaciones y investigaciones policiales o judiciales contra senadores: después de que el hecho haya sido objeto de manifestación oficial, como pronunciamiento en el Pleno, en comisión, nota oficial, entrevista colectiva del senador, perfiles en las redes sociales o después de que haya formalizado una queja una queja en alguna instancia de la Casa, como el Consejo de Ética o el Departamento de Asuntos Internos.

• Decisiones de carácter administrativo, procedentes, por ejemplo, de la Comisión Directiva, de los miembros de la Mesa, de la Defensoría, del Departamento de Asuntos Internos, de la Dirección General y de la Secretaría General de la Mesa: cuando sean de interés público.

• Asuntos internos relativos al Senado o a la Secretaría de Comunicación Social: cuando se justifiquen como acciones institucionales y sea de interés público.

• Acciones institucionales de interés público.

Los vehículos de la Secretaría de Comunicación Social no cubren eventos en los que los senadores no participen por motivos relacionados con su trabajo en el Senado, como reuniones de alcaldes, actos solemnes, entregas de premios o convenciones de partidos políticos. La excepción es la cobertura de la agenda oficial del presidente del Senado.

Aunque no formen parte de la cobertura periodística habitual, las tomas de movimientos en la Casa y los momentos de negociación, así como las manifestaciones en las inmediaciones del Congreso, también pueden formar parte de la cobertura fotográfica o de la producción de imágenes.

La cobertura especial y de los temas que implican una gran movilización nacional, como las elecciones generales y municipales, la toma de posesión del Presidente de la República y de los senadores, debe planificarse con mayor antelación.

La cobertura de la Presidencia del Senado debe basarse principalmente la agenda oficial publicada por la Presidencia.

Las sugerencias de temas que se reciban de oficinas parlamentarias, senadores o cualquier otra fuente deberán evaluarse según los criterios definidos en este manual.

La cobertura de las actividades legislativas a distancia, mediante la retransmisión en directo disponible a través del servicio conocido como VIP o de la TV Senado, por ejemplo, no debe adoptarse como norma. Su uso puede ser necesario debido a las dificultades de desplazamiento y a la realización simultánea de actividades en distintas comisiones y en el Pleno.

Los recursos de audio, vídeo y fotografía generados por equipos portátiles de audio, vídeo, como cámaras, grabadoras, teléfonos y tabletas, pueden utilizarse tras la aprobación editorial.

Lo que los medios de comunicación aún pueden publicar, basándose en los criterios editoriales de este manual:

• Materiales institucionales de comunicación interna, siempre que sean de interés para el público externo del Senado;

• Audios, textos, fotos, vídeos e infografías producidos por terceros, siempre que se respeten debidamente los derechos de uso;

• Material de actividad legislativa elaborado por los órganos de la Casa, las oficinas de los senadores, las direcciones y la Presidencia del Senado.

El uso de material producido por terceros debe cumplir las normas de calidad técnica de los vehículos de la Secretaría de Comunicación Social.

Cobertura y divulgación institucional interna

La cobertura periodística y la producción de contenidos realizada por la Comunicación Interna abarcan las siguientes acciones promovidas por el Senado Federal y dirigidas al público interno:

• acciones institucionales y administrativas;

• servicios ofrecidos a los funcionarios y colaboradores;

• eventos y proyectos educativos e institucionales;

• acciones de valorización del cuerpo funcional;

• acciones de información y de esclarecimiento.

La Comunicación Interna se encarga de definir los temas a tratar y producir contenidos según criterios de interés público institucional e interno, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos materiales y humanos del sector.

La cobertura puede abarcar los siguientes temas:

• actividades, productos o servicios ofrecidos por los órganos del Senado;

• normas administrativas, derechos y deberes de los funcionarios y colaboradores;

• programas institucionales o de formación de funcionarios y colaboradores promovidos por el Senado o por instituciones asociadas;

• participaciones oficiales de los funcionarios en eventos;

• campañas institucionales de información a los funcionarios y colaboradores;

• acciones de reconocimiento público o premios a la institución o a sus colaboradores como resultado de actividades realizadas en el Senado;

• actividades que valoren y promuevan la integración de los funcionarios y colaboradores;

• fechas históricas y conmemorativas relacionadas con el Senado.

La divulgación de informaciones en los espacios institucionales administrativos por la Comunicación Interna, que sólo requieren la introducción de datos en el sistema, está restringida a los siguientes espacios de la intranet:

• clasificados;

• cumpleaños de funcionarios y colaboradores;

• agenda de cursos y actos organizados por los órganos del Senado.

No forman parte de la cobertura periodística, de la producción de contenidos ni de la difusión institucional de la Comunicación Interna:

• actividades legislativas y parlamentarias;

• actividades personales, político-partidistas o relacionadas con el funcionamiento político de las oficinas parlamentarias;

• iniciativas de los funcionarios y colaboradores que se caractericen únicamente como promoción personal;

• iniciativas de comunicación realizadas en páginas personales o redes sociales de los colaboradores;

• actividades, marcas o iniciativas de comunicación de instituciones públicas o privadas que no tengan una asociación formal con el Senado;

• actividades de órganos que no formen parte de la estructura del Senado.

Los casos no previstos en este Manual de Comunicación serán definidos conjuntamente por las direcciones de la Secretaría de Comunicación Social involucradas en el asunto.

Conducta profesional

El profesional de la Secretaría de Comunicación Social debe tratar a sus colegas y al público con respeto y cortesía. La relación con los senadores debe guiarse por el decoro y la seriedad que exige el cargo.

El profesional de la Secretaría de Comunicación Social no debe utilizar su condición de parte del personal del Senado para obtener ventajas con fines privados, violando el decoro.

En el desempeño de su trabajo, debe permanecer neutral en relación con influencias políticas, partidarias, religiosas o ideológicas, a fin de garantizar su imparcialidad.

La identificación como profesional de la Secretaría de Comunicación Social, como, por ejemplo, la credencial que garantiza el libre acceso al Pleno y a las demás dependencias de la Casa, debe utilizarse en el desempeño del trabajo y está prohibido su uso para obtener ventajas indebidas dentro o fuera del Senado.

El profesional de la Secretaría de Comunicación Social debe cuidar de su presentación personal y respetar las normas relativas a la vestimenta adecuada para el lugar de trabajo.

La participación de los profesionales de la Secretaría de Comunicación Social en actividades personales de carácter político-partidista no debe interferir con sus responsabilidades profesionales, tener lugar durante el horario de trabajo o en el ambiente de trabajo, utilizar recursos del Senado o causar conflictos de intereses.

Aunque la libertad de expresión está garantizada, las campañas de partidos políticos están prohibidas en el lugar de trabajo.

La participación como ponente o moderador en seminarios, congresos u otros eventos debe ser notificada previamente al jefe inmediato cuando la invitación esté relacionada con la actividad desarrollada en la Secretaría de Comunicación Social.

Se recomienda compartir con la Secretaría de Comunicación Social los estudios académicos relacionados con temas de comunicación del Senado. La secretaría debe organizar una base de datos con los trabajos académicos que recibe.

Cualquier tipo de manifestación pública relacionada con el trabajo o cargo desempeñado en la Secretaría de Comunicación Social, incluida a concesión de entrevista, debe ser autorizada por el jefe inmediato.

No se recomienda asociar las opiniones políticas partidistas expresadas en las redes sociales con el cargo desempeñado en el Senado, ni siquiera fuera del horario laboral. El público tiende a confundir imagen y opinión personal con actividad profesional, lo que puede comprometer la percepción de imparcialidad y credibilidad de la comunicación del Senado.

En sus viajes de trabajo, los profesionales deben mantener una conducta compatible con los principios establecidos en este manual.

Toda colaboración con instituciones externas, públicas o privadas, para la elaboración de cualquier producto por parte de la Secretaría de Comunicación Social deberá formalizarse previamente con el Senado.

Las fuentes y los personajes elegidos para artículos y producciones de la Secretaría de Comunicación Social deben representar la pluralidad y diversidad de la sociedad brasileña, cuidando de no reforzar estereotipos o prejuicios.

El uso del correo electrónico institucional y el acceso a la internet a través de la red del Senado deben cumplir las normas de la Casa. Es de responsabilidad del funcionario revisar periódicamente su bandeja de entrada del correo electrónico y otras formas de comunicación oficial del Senado.

No se permite el uso de métodos clandestinos para obtener información, incluyendo cámaras o micrófonos ocultos.

Divulgación de los productos y servicios de la Secretaría de Comunicación Social

La Secretaría de Comunicación Social debe adoptar una estrategia de promoción cruzada de sus productos y servicios.

El lanzamiento de nuevos productos y servicios debe ser orientado por la dirección de la Secretaría de Comunicación Social.

La agenda de las sesiones plenarias, reuniones de comisiones y otras actividades legislativas, especialmente aquellas cuyos temas sean de mayor interés público, debe divulgarse con antelación.

La Secretaría de Comunicación Social debe informar al público cuando sus productos sean el resultado de una asociación, acuerdo o patrocinio.

Gestión de la información

En la Secretaría de Comunicación Social, las rutinas de gestión de la información son responsabilidad de todos y deben tratarse como un sistema, no como la competencia específica de un sector.

Los productos producidos o recibidos en función de las actividades de las áreas de la Secretaría de Comunicación Social deben registrarse en un medio o soporte que permita su archivo y recuperación futura. Estos productos, independientemente del soporte, son considerados documentos públicos y, en consecuencia, bienes públicos y deben ser administrados de acuerdo con el artículo 216, párrafo 2.º de la Constitución Federal y la Ley 8.159, de 1991.

La gestión de documentos de la Secretaría de Comunicación Social debe garantizar su organicidad mediante el uso de códigos de clasificación, siguiendo la estandarización del Senado.

La gestión de documentos también debe incluir el control de lo que debe ser eliminado o preservado. Las áreas de la Secretaría de Comunicación Social deben cumplir con los plazos de archivo y disposición, que deben formar parte de una política de selección y disposición. Los plazos deben ser propuestos por la propia Secretaría de Comunicación Social, aprobados por la Comisión Permanente de Documentos del Senado e incluidos en la Tabla de Temporalidades de Documentos del Senado.

La Secretaría de Comunicación Social debe adoptar un conjunto de metadatos para identificar y recuperar cualquier producto para su uso en la descripción archivística.

La organización de archivos en unidades comunes de red e intranet en los vehículos y servicios de la Secretaría de Comunicación Social debe reflejar las funciones desempeñadas por la unidad y considerar productos y procesos.

Las manifestaciones recibidas del público externo y las respectivas respuestas deben archivarse para cualquier consulta o prueba del servicio prestado.

Identidad audiovisual

La identidad audiovisual de los productos y servicios de la Secretaría de Comunicación Social debe ser producida y aplicada de acuerdo con el Manual de Identidad Visual del Senado Federal.

Los productos y servicios dirigidos al público externo deben tener identidad audiovisual propia, pero con cohesión entre las áreas de la Secretaría de Comunicación Social para facilitar el reconocimiento de la institución y la asimilación de contenidos.

Las unidades administrativas no deben tener identidad visual propia, de acuerdo con el Manual de Identidad Visual del Senado Federal.

Los productos y servicios con objetivos similares deben seguir el mismo estándar de identidad audiovisual, teniendo en cuenta los objetivos de comunicación y las características técnicas de los medios.

Los cambios en la identidad audiovisual de los productos y servicios de la Secretaría de Comunicación Social deben estar precedidos de una planificación que considere su necesidad y viabilidad.

La creación de nuevos proyectos o productos debe considerar, como herramienta de consulta, el archivo de identidades audiovisuales de la Secretaría de Comunicación Social.

Integración

Las áreas de la Secretaría de Comunicación Social deben actuar de forma integrada y sinérgica, con el objetivo de racionalizar los recursos y evitar la duplicación del trabajo.

Para que tanto la cobertura informativa como las acciones institucionales reflejen la integración, deben existir mecanismos que garanticen la comunicación efectiva entre las diversas áreas, la orientación común, la planificación conjunta de actividades y la acción complementaria y suplementaria.

Las acciones que se caractericen por ser integradas deben ser reunidas en la Central de Pautas y Producciones con las respectivas directrices de actuación conjunta o compartida.

En la definición de responsabilidades de los productos o servicios, ya sean de rutina o previstos en nuevos proyectos, debe ser considerada la experiencia de cada área de la Secretaría de Comunicación Social. Ningún producto o servicio debe crearse sin que el área de la Secretaría de Comunicación Social con experiencia en el tema pueda manifestarse.

Cualquier producto o servicio nuevo creado por las áreas de la Secretaría de Comunicación Social debe ser autorizado previamente por la dirección de la secretaría y luego presentado en una reunión de directores.

La captación de sonido e imagen, en cualquier soporte, debe ser de una calidad compatible con los requisitos técnicos de cada vehículo.

Las áreas de la Secretaría de Comunicación Social deben adoptar formas y horarios de trabajo que favorezcan la integración, respetando el flujo de producción y las especificidades de cada sector.

Los trabajos que involucren a más de un área de la Secretaría de Comunicación Social deben seguir un flujo de producción integrado.

La Secretaría de Comunicación Social debe fomentar el trabajo de profesionales multimedia en sus vehículos, caracterizados por su capacidad para trabajar en diferentes medios y producir contenidos en múltiples formatos. ara ello, debe adoptarse una forma de trabajo alineada con las rutinas convencionales y implementarse un programa de capacitación.

Medios sociales

Las áreas de la Secretaría de Comunicación Social deben considerar la posibilidad de unirse a plataformas de redes sociales en Internet.

La comunicación de la Secretaría de Comunicación Social en las redes sociales debe guiarse por un plan estratégico anual, que será elaborado en conjunto por las secretarías que gestionan perfiles en las redes, considerando la planificación anual de las secretarías, los recursos materiales y humanos disponibles, además del potencial de cada plataforma. En el documento, debe establecerse la planificación de contenidos para cada plataforma; la distribución de actividades entre equipos; la identidad visual; y los criterios de publicación, interactividad, seguimiento, creación, gestión y cierre de perfiles. El plan estratégico anual debe publicarse y actualizarse en el apartado de Rutinas del manual.

Las acciones de los operadores de las redes sociales deben seguir la norma definida en la Política de Uso de Redes Sociales y las determinaciones específicas para cada área de la Secretaría de Comunicación Social.

Los objetivos de las redes sociales gestionadas por la Secretaría de Comunicación Social son de ampliar el diálogo con a sociedad y dar a conocer el trabajo legislativo e institucional de la Casa y los productos de la Secretaría de Comunicación Social.

Las redes sociales deben ser utilizadas para:

• divulgar los programas e informes producidos por los medios de la Secretaría de Comunicación Social;

• publicar noticias sobre las actividades legislativas e institucionales del Senado;

• divulgar campañas, programas y servicios institucionales del Senado;

• incentivar la participación ciudadana abriendo canales de diálogo con la sociedad;

• divulgar acciones de promoción de la imagen del Senado;

• monitorear la presencia del Senado y de temas legislativos en las redes sociales.

Los coordinadores de perfiles y los operadores de redes sociales deben estar atentos al surgimiento de nuevas plataformas para garantizar los dominios de los perfiles de las áreas y vehículos de la Secretaría de Comunicación Social, aunque no haya actividad en esa red.

Los perfiles de las distintas áreas buscarán la interactividad, ya sea de forma reactiva, respondiendo a los mensajes dirigidos al perfil, o proactiva, identificando las menciones al Senado o las cuestiones legislativas relacionadas con la Casa.

Compartir publicaciones de otros perfiles del Senado está permitido y puede utilizarse como estrategia de comunicación, de acuerdo con la planificación del perfil, siempre que siga la línea editorial de la Secretaría de Comunicación Social. El contenido que se comparte debe estar relacionado con el contenido del perfil.

La Secretaría de Comunicación Social debe dejar clara su política sobre las acciones en internet y las redes sociales. Cada área debe mantener un documento que establezca su política de uso y publicarlo en las páginas de las redes sociales. La política de uso de las áreas debe tener en cuenta las reglas generales comunes y considerar las particularidades de cada área, de acuerdo con las directrices establecidas en este manual.

La respuesta a los usuarios debe darse preferiblemente en el mismo formato elegido por la persona que envió el mensaje (público o privado).

Las áreas de la Secretaría de Comunicación Social deben adoptar una base de datos única de preguntas frecuentes, que se actualice de forma constante, para facilitar y estandarizar el trabajo y evitar errores.

No hay un límite máximo de publicaciones diarias, pero se recomienda que los perfiles de los medios de comunicación tengan al menos una publicación en días laborales, que demuestre que la cuenta está activa.

El cierre de una cuenta o perfil debe comunicarse al público con antelación. También deben ofrecerse formas alternativas de contacto.

Los coordinadores y operadores de medios sociales deben recibir capacitación y comprometerse a cumplir y hacer cumplir las directrices establecidas en este Manual de Comunicación de la Secretaría de Medios Sociales, en la Política de Uso de Medios Sociales y en la planificación elaborada para el perfil en el que desarrollan sus actividades.

La planificación estratégica debe prever los tipos de contenidos que se deben cubrir o evitar en cada perfil de la Secretaría de Comunicación Social.

No está permitido publicar opiniones, juicios de valor, temas ajenos al perfil, delitos o amenazas.

El contenido que se publique debe estar de acuerdo con este Manual de Comunicación de la Secretaría de Comunicación Social, especialmente con sus principios y directrices.

Las redes sociales deben ser objeto de un monitoreo constante, basado en métricas y en análisis tanto cuantitativos como cualitativos de los resultados. Estos datos deben documentarse en informes que se compartan entre las distintas áreas.

La Secretaría de Comunicación Social no aprueba, avala, declara ni garantiza la integridad, veracidad, exactitud o fiabilidad de ningún mensaje, manifestación o comentario publicado por un usuario, ni respalda las opiniones vertidas en sus perfiles de las redes sociales.

Cualquier violación de las políticas de uso, de la legislación o de las normas constitucionales no identificada por la Secretaría de Comunicación Social podrá ser denunciada a través de la Oficina de Atención Ciudadana del Senado Federal, para que se tomen las medidas correspondientes.

Estándar de calidad

Es un objetivo permanente de la Secretaría de Comunicación Social buscar la excelencia de sus profesionales y de sus productos.

Para alcanzar este estándar de calidad considerado ideal, se debe cumplir lo que el Manual de Comunicación de la Secretaría de Comunicación Social determina.

Se debe fomentar y sistematizar el análisis crítico de las actividades realizadas y de los productos ofrecidos para permitir el aprendizaje colectivo y la mejora constante.

Las áreas de la Secretaría de Comunicación Social deben elaborar y publicar periódicamente informes de productividad que detallen, de manera cuantitativa y cualitativa, sus actividades.

El seguimiento de la correcta aplicación de las disposiciones en este Manual y las actualizaciones necesarias son de responsabilidad de la Editorial de Calidad, creada especialmente para este fin con un representante de cada área de la Secretaría de Comunicación Social.

Calidad de la información

En la Secretaría de Comunicación Social, la calidad de la información, regla básica para combatir la desinformación, debe caracterizarse por la claridad, corrección, pluralidad y exhaustividad, independientemente de los formatos y contenidos adoptados.

Los medios de comunicación deben dar prioridad a la verificación rigurosa de la información. Datos y hechos no pueden crearse ni falsearse.

Los profesionales de la Secretaría de Comunicación Social deben estar siempre atentos a la corrección de la información recibida. Se dará preferencia a las fuentes oficiales. Siempre debe citarse la fuente de opiniones e informaciones que no hayan sido confirmadas oficialmente. Los números y datos deben comprobarse y, en caso de duda, consultar la Guía de Referencias de este manual.

Los textos periodísticos deben:

• contener información objetiva, sin interpretaciones ni juicios de valor, a fin de proporcionar a los ciudadanos los elementos necesarios para que analicen y formen sus propias opiniones;

• ser elaborados en un lenguaje accesible a los diferentes públicos;

• ser producidos y difundidos con rapidez;

• considerar una divulgación plural y equilibrada de los diversos temas que se debaten en el Congreso Nacional.

Todos los profesionales que participan en la elaboración, edición, revisión y publicación de los textos son responsables, en cada fase de producción, de garantizar que el material cumpla con las normas de redacción y estilo, además de los formatos establecidos en este manual.

Cualquier error en material difundido por la Secretaría de Comunicación Social deberá corregirse tan pronto como se confirme y sea técnicamente posible. Las correcciones deben fomentar la revisión de los procesos, cuando necesario, para evitar ocurrencias similares en el futuro. La fe de erratas debe elaborarse y publicarse de conformidad con la norma accesoria.

El trabajo de las áreas de la Secretaría de Comunicación Social no debe favorecer a ningún partido político, grupo parlamentario, portavoz, senador, diputado o autoridad. La excepción es la cobertura de la agenda oficial del presidente del Senado.

Cuando noticias sobre tragedias sociales y humanas tienen repercusión en el Senado, su tratamiento debe hacerse sin sensacionalismo y respetando la dignidad humana, los derechos humanos y la legislación vigente. La atención en estos casos debe centrarse en los debates y decisiones legislativas sobre el tema.

Los productos de la Secretaría de Comunicación Social no deben contener ninguna información con connotación comercial, excepto en los siguientes casos:

• cuando exista un contrato formal con el Senado;

• cuando la comercialización sea de carácter institucional y se realice realizada con el propio Senado Federal, como en el caso de los productos comercializados por las Ediciones Técnicas;

• cuando la empresa sea mencionada en la actividad parlamentaria, por ejemplo, como participante en una audiencia pública o en la investigación de comisiones parlamentarias de investigación;

• cuando se trate de patrocinio o apoyo a una obra audiovisual y figure en los créditos y tarjetas, como parte integrante de la obra financiada por editables o leyes de incentivo cultural;

• cuando la cita se destine a la difusión cultural.

Queda prohibida la comercialización de los espacios en los vehículos de la Secretaría de Comunicación Social.

Los comunicados de prensa pueden ser una importante fuente de información para la cobertura, contribuyendo a la preparación de reportajes. Sin embargo, no deben publicarse en su formato original, aunque los elaboren sectores del Senado o incluso alguna área de la Secretaría de Comunicación Social, a menos que se identifiquen como tales y se cite la fuente. En los vehículos de la Secretaría de Comunicación Social, las informaciones de los comunicados deben ajustarse a las normas de este manual para su publicación.

El material de archivo debe estar claramente identificado como tal.

La edición técnica tiene como objetivo facilitar la comprensión por parte del ciudadano. No obstante, no debe desvirtuar el contenido de las declaraciones.

Las posiciones políticas del profesional de la Secretaría de Comunicación Social no deben influir en la información ni en la redacción de los reportajes. La edición no puede reflejar una disposición a favor o en contra de ninguna tendencia política.

Cuando se difundan sondeos de opinión, se deberá informar de la fuente, el método, el alcance, el público objetivo, el periodo y, en su caso, el solicitante, teniendo en cuenta las características de cada vehículo.

La Secretaría de Comunicación Social debe definir directrices precisas de actuación en cada periodo electoral, estableciendo cómo debe adoptarse la legislación vigente.

La Secretaría de Comunicación Social se compromete a adaptar el contenido de la información a los distintos segmentos del público, ya sean legos o especializados, adoptando distintos formatos, lenguajes y enfoques, incluida la accesibilidad, con vistas a una comunicación eficaz.

Todo el material de la Secretaría de Comunicación Social debe respetar las normas gramaticales vigentes de la lengua portuguesa.

Relación con el público

La Secretaría de Comunicación Social debe establecer formas de contacto con el público y darlas a conocer utilizando las herramientas a su disposición.

Es compromiso de las áreas de la Secretaría de Comunicación Social responder a las demandas de cualquiera de los públicos del Senado Federal con rapidez, claridad y cordialidad.

Las solicitudes que no puedan atenderse deberán recibir una notificación oficial del área correspondiente en la que se expliquen explícitamente al interesado los motivos del impedimento, incluyendo una vía alternativa para que el usuario encuentre una solución a su solicitud.

No se debe responder a expresiones ofensivas que contengan palabras malsonantes.

Los comentarios o manifestaciones que contengan amenazas deberán, una vez identificados, remitirse inmediatamente a la Secretaría de Policía Legislativa del Senado Federal.

La Secretaría de Comunicación Social se compromete a servir en primer lugar a los ciudadanos a través de la herramienta de comunicación de su elección.

Los distintos tipos de público deben recibir la misma atención en lo que se refiere al servicio. No debe favorecerse a ningún segmento en detrimento de otros.

Se debe dar prioridad a la resolución de controversias o solicitudes de corrección de la información divulgada por la Secretaría de Comunicación Social.

La Secretaría de Comunicación Social debe guiarse por la búsqueda de un discurso unificado. El ciudadano debe recibir el mismo contenido informativo, aunque en distintos formatos y por diferentes medios, independientemente del ámbito con el que entren en contacto.

La Secretaría de Comunicación Social debe mejorar constantemente los mecanismos de interacción con la sociedad, manteniendo espacios que permitan la participación directa de los ciudadanos, ya sea de manera individual o en grupos organizados.

La interacción con el público debe basarse en el principio de la acción integrada de todas las áreas de la Secretaría de Comunicación Social, ya sea para la producción de contenidos, la adopción de herramientas publicitarias o la oferta de productos y servicios. La Dirección de Periodismo debería orientar esta acción integrada.

Las demandas de organizaciones de prensa externas deben dirigirse a la Asesoría de Prensa de la Secretaría de Comunicación Social, que se encarga de los asuntos de carácter institucional, legislativo, administrativo y de comunicación social del Senado.

Responsabilidad social

La utilización de los recursos materiales y humanos de la Secretaría de Comunicación Social debe seguir el principio de eficiencia en la administración pública.

La forma de trabajo de la Secretaría de Comunicación Social y sus productos deben basarse en el principio de favorecer prácticas éticas, inclusivas y ambientalmente sostenibles.

Los productos y servicios de la Secretaría de Comunicación Social deben ser de carácter laico.

Debe fomentarse la capacitación y formación de los profesionales de la Secretaría de Comunicación Social.

Deben mantenerse y divulgarse canales para recibir sugerencias de los profesionales de la Secretaría de Comunicación Social dirigidas a mejorar las rutinas y el ambiente de trabajo.

Está prohibido que los contratos y colaboraciones sirvan a intereses privados, perjudiquen a la administración pública y vulneren derechos o comprometan las condiciones de trabajo de los empleados subcontratados.

La utilización de la estructura de la Secretaría de Comunicación Social, como recursos humanos, equipos e instalaciones, debe estar en consonancia con los objetivos de la secretaría.

La Secretaría de Comunicación Social debe promover y fomentar alianzas con otros sistemas de comunicación legislativa, especialmente con el de la Cámara de Diputados, con el objetivo de racionalizar el uso de recursos y permitir el intercambio de experiencias.

Las cuestiones relacionadas con los derechos de autor de todos los contenidos publicados por la Secretaría de Comunicación Social deben estar detalladas en una guía de orientación específica.

El contenido producido, difundido y distribuido por la Secretaría de Comunicación Social debe ser producido preferentemente por fuerza de trabajo propia y con los recursos de la secretaría.

En la elaboración de los productos, la Secretaría de Comunicación Social debe tratar de llegar a distintos tipos de públicos, de acuerdo con los objetivos de comunicación. Para ello, debe adoptar mecanismos que garanticen la accesibilidad al contenido.

Las áreas de la Secretaría de Comunicación Social no divulgan fotos, imágenes, ilustraciones o archivos de audio que atenten contra la dignidad humana, perjudiquen la imagen de la institución, exploten o distorsionen características personales.

La Secretaría de Comunicación Social debe desarrollar contenidos periodísticos e institucionales específicos para combatir la desinformación, así como verificar las informaciones sobre el Senado Federal y aclarar y orientar a los ciudadanos con el objetivo de reconocer y evitar la difusión de noticias falsas o inexactas, de acuerdo con su misión.

Principios y valores de la Secretaría de Comunicación Social del Senado Federal

Ética: conducta que adopta las normas de honestidad, moralidad, universalidad, probidad y claridad como compromisos en el desempeño de las tareas profesionales. 

Información ciudadana y responsabilidad social: compromiso con el derecho de los ciudadanos a una información clara, correcta e imparcial, para contribuir a una sociedad más justa, armoniosa y equilibrada desde el punto de vista medioambiental. 

Innovación y excelencia técnico-profesional: búsqueda permanente de nuevas tecnologías, soportes, lenguajes y contenidos, así como perfeccionamiento profesional y técnico constante del personal y colaboradores para garantizar una comunicación pública de calidad. 

Interactividad: compromiso para mejorar y ampliar los canales de comunicación entre la institución y la sociedad, de forma que se incremente el diálogo de los ciudadanos con el poder legislativo. 

Transparencia e imparcialidad político-partidista: actuar de forma no partidista, justa e imparcial en el desempeño de las tareas profesionales, con el fin de garantizar el acceso de la información legislativa. 

Valorización del Poder Legislativo: compromiso con la divulgación a la sociedad del papel del Senado y del Poder Legislativo como esenciales para la democracia y la mejora de la vida de los ciudadanos.