Diretriz

Gestão da informação

Na Secom, as rotinas de gestão da informação são responsabilidade de todos e devem ser tratadas como um sistema, e não como atribuição específica de um setor.

 

Os produtos elaborados ou recebidos em função das atividades das áreas da Secom devem ser registrados em suporte (mídia) que possibilite o arquivamento e a recuperação futura. Esses produtos, independentemente do suporte, são considerados documentos públicos e, consequentemente, patrimônio público e devem ser gerenciados conforme o artigo 216, § 2º da Constituição federal e a Lei 8.159/1991.

 

A gestão de documentos na Secom deve garantir sua organicidade, por meio do uso do mesmo código de classificação.

 

A gestão dos documentos deve incluir também o controle do que deve ser eliminado ou preservado. As áreas da Secom devem obedecer a prazos de arquivamento e destinação, que deve fazer parte de uma política de seleção e descarte. Os prazos devem ser propostos pela própria Secom, ser aprovados pela Comissão Permanente de Documentos do Senado e constar da Tabela de Temporalidade de Documentos do Senado.

 

A Secom deve adotar um conjunto de metadados para identificar e recuperar qualquer produto, seja em ficha ou sistema eletrônico e para uso em descrição arquivística.

 

Cabe ao responsável pelo trabalho fornecer informações para garantir o arquivamento e o acesso.

 

Os produtos devem ser identificados desde o início do processo de trabalho, respeitando-se as particularidades de cada área.

 

O fluxo de produção e os profissionais envolvidos devem ser identificados para garantir que as informações estejam contempladas no sistema de gestão arquivística.

 

A gestão de documentos deve ser acompanhada por um grupo permanente com representantes de todas as áreas da Secom.

 

A organização de arquivos em drives de rede comuns e intranet nos veículos e serviços da Secom deve refletir as funções desempenhadas pela unidade e considerar produtos e processos.