Diretriz

Gestão da informação

Na Secom, as rotinas de gestão da informação são responsabilidade de todos e devem ser tratadas como um sistema, e não como atribuição específica de um setor.

Os produtos elaborados ou recebidos em função das atividades das áreas da Secom devem ser registrados em suporte (mídia) que possibilite o arquivamento e a recuperação futura. Esses produtos, independentemente do suporte, são considerados documentos públicos e, consequentemente, patrimônio público e devem ser gerenciados conforme o artigo 216, § 2º da Constituição Federal e a Lei 8.159, de 1991.

A gestão de documentos na Secom deve garantir sua organicidade, por meio do uso de códigos de classificação, seguindo a padronização do Senado.

A gestão dos documentos deve incluir também o controle do que deve ser eliminado ou preservado. As áreas da Secom devem obedecer a prazos de arquivamento e destinação, que deve fazer parte de uma política de seleção e descarte. Os prazos devem ser propostos pela própria Secom, ser aprovados pela Comissão Permanente de Documentos do Senado e constar da Tabela de Temporalidade de Documentos do Senado.

A Secom deve adotar um conjunto de metadados para identificar e recuperar qualquer produto para uso em descrição arquivística.

A organização de arquivos em drives de rede comuns e intranet nos veículos e serviços da Secom deve refletir as funções desempenhadas pela unidade e considerar produtos e processos.

As manifestações recebidas do público externo e as respectivas respostas devem ser arquivadas para eventuais consultas ou comprovação do serviço prestado.