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Tabela de temporalidade

São orientações técnicas a serem utilizadas - pelas unidades administrativas - na gestão arquivística de documentos correntes.
15/12/2014 15:40
Tabela de temporalidade

Tabela de Temporalidade

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo estabelece os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelo Senado Federal e pelo Congresso Nacional no âmbito de suas funções e atividades.

É o instrumento utilizado para avaliar todo e qualquer documento de arquivo já classificado. Entende-se por “documento classificado” o documento que passou por uma sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

Por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é possível, entre outras análises, saber quanto tempo o documento deve permanecer em sua unidade administrativa ou legislativa ao cessar seu trâmite, quanto tempo este ficará no arquivo intermediário aguardando prazo precaucional e/ou prescricional, e se ele será eliminado ou guardado permanentemente.

A partir da primeira versão da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, foi possível estabelecer a temporalidade para as novas séries documentais, pois estas retratavam a mesma documentação apenas com uma hierarquização e organização diferenciada. As novas tipologias documentais que não estavam contempladas na primeira versão, ou seja, não permitiram a analogia relacional, estão com sua temporalidade em estudo pela Comissão Permanente de Avaliação (CPAD).

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional, em sua nova versão, foi estruturada com base na segunda versão do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional, esse elaborado com o método de classificação funcional, em que os tipos e séries documentais ficam relacionados à área, função, subfunção e atividade que originaram sua produção ou acumulação.

O primeiro critério para atribuição de temporalidade aos documentos é realizar o passo a passo da classificação dos documentos, ou seja, a identificação de cada documento dentro da estrutura organizacional, área fim ou área meio, sua função, subfunção, atividade e tipo documental.

Assim, a primeira parte da Tabela de Temporalidade está organizada de acordo com a classificação, ou seja, o primeiro campo da primeira parte refere-se às funções; o segundo, ainda da primeira parte, às subfunções; o terceiro às atividades; e o quarto aos Tipos Documentais (ou séries documentais).

A versão atual da Tabela de Temporalidade de Documentos e Processos do Senado Federal pode ser acessada no link abaixo e está contante a partir da página 164:

Tabela de Temporalidade