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Plano de classificação

É o instrumento utilizado para classificar documentos produzidos ou recebidos por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
15/12/2014 10:30
Plano de classificação

Código de classificação

É um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão –documento de arquivo-, no exercício de suas funções e atividade.

Entende-se por classificação de documentos a sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional é estruturado com base no método de classificação funcional, em que os tipos e séries documentais ficam relacionados à área, função, subfunção e atividade que originaram sua produção.

O primeiro critério para classificação dos documentos é a identificação de sua área de produção - Área Fim ou Área Meio. Considera-se Área o conjunto de funções que a instituição exerce para a consecução de seus objetivos. No Senado são identificadas como:

  • Área Fim: Área Legislativa, área finalística, que corresponde às razões pelas quais foram criados o Congresso Nacional e o Senado Federal;
  • Área Meio: Área Administrativa, área auxiliar que presta o apoio necessário ao desempenho eficaz da missão institucional do Senado Federal e do Congresso Nacional.

A Área Fim do Senado Federal e do Congresso Nacional corresponde ao conjunto de funções que estão diretamente relacionadas à  sua missão e à sua finalidade institucional definidas na Constituição de 1988, em especial nos artigos 44 ao 47. As atribuições de cada um das instituições do Poder Legislativo podem ser conferidas nos Artigos 51a 75.

Considera-se Função os objetivos de alto nível de responsabilidade e finalidade do Senado Federal e do Congresso Nacional, que representam as atribuições próprias ou naturais de suas unidades organizacionais.

Na Área Fim, foram identificadas as seguintes funções:

  • Assessoramento Técnico Legislativo
  • Processo Legislativo
  • Atividade Legislativa e Fiscalizatória em Plenário
  • Atividade Legislativa e Fiscalizatória das Comissões
  • Atividade Política dos Senadores
  • Ordem e Defesa do Senado Federal
  • Atividade dos Conselhos

A Área Meio do Senado Federal corresponde ao conjunto de funções que são desempenhadas para dar suporte às funções da Área Fim. Na Área Meio, foram identificadas as seguintes funções:

  • Gestão Estratégica da Atividade Administrativa
  • Assessoria e Consultoria Jurídica
  • Atendimento ao Público
  • Comunicação Institucional
  • Gestão de Documentos e Informações
  • Gestão de Tecnologia da Informação
  • Gestão de Recursos Humanos
  • Gestão Orçamentária e Financeira
  • Gestão Materiais e Bens
  • Gestão de Serviços Gráficos e Editoriais
  • Segurança, Proteção e Policiamento
  • Gestão de Prestação de Serviços Complementares

Essas grandes funções desempenhadas tanto na Área Fim quanto na Área Meio podem ser subdivididas em Subfunções e/ou Atividades. Considera-se Subfunção o agrupamento por uma questão de logística ou de organização de várias atividades relacionadas a uma função. E considera-se Atividade o agrupamento de tarefas ou ações decorrentes do exercício de uma função ou subfunção.

Como resultado de cada atividade são gerados vários documentos que associados a essa atividade se definem como Tipos Documentais. Considera-se Tipo ou Série Documental o conjunto de documentos produzidos em decorrência do exercício de uma mesma atividade e que resultam de idêntica forma de produção, tramitação, temporalidade e destinação. O tipo documental é definido pela junção da espécie (configuração que assume o documento para a consecução de seus objetivos) relacionada com atividade que gera o documento. Exemplo: Manual de Gestão de Documentos Arquivísticos, em que Manual é uma espécie e de Gestão de Documentos Arquivísticos é uma atividade.

A codificação adotada neste Plano prevê quatro níveis de classificação para a hierarquização das funções até o documento, ficando o Plano estruturado da seguinte maneira:

Primeiro Nível: Função

Segundo Nível: Subfunção

Terceiro Nível: Atividade

Quarto Nível: Tipos Documentais (ou Séries Documentais)

O sistema de codificação é composto por quatro campos numéricos separados por um ponto, onde cada campo representa um nível de classificação.

Assim, o primeiro campo refere-se às funções, o segundo às subfunções, o terceiro às atividades e o quarto aos tipos documentais, como se segue:

 

Código de ClassificaçãoNível de Classificação
54 Função Gestão de Documentos e Informações
54.01 Subfunção Normatização da Gestão de Documentos e Informações
54.01.01 Atividade Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão de Documentos e Informações
54.01.01.06 Tipo Documental Manual de Gestão de Documentos e Informações

 

A versão atual do Plano de Classificação de Documentos e Processos do Senado Federal pode ser acessada no link abaixo:

Plano de Classificação