Presidida pelo Coordenador da Coordenação de Arquivo (COARQ), a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Senado Federal (CPAD) se reuniu na quarta-feira (05), por meio da plataforma Teams. Responsável por analisar e deliberar sobre as listagens de eliminação, a CPAD aprovou 19 listagens apresentadas pelo Serviço de Gestão do Arquivo Intermediário (SEGAI) e pelo Serviço de Arquivo de Pessoal (SEARQP). 

Inicialmente, o SEGAI apresentou a documentação referente às ordens de serviço relacionadas à produção de envelopes, encadernações, blocos de anotações, cartões de visita e agendas dos anos de 2001, 2005, 2006 e 2007. O trabalho realizado pelo Serviço resultou em 14 listagens de eliminação, totalizando 230 caixas-arquivo. 

Como explicado na reunião, essas informações foram classificadas no código 59.01.03 – Execução dos Serviços Gráficos e Editoriais, cujo prazo de guarda é “até a aprovação das contas” no arquivo corrente e “seis anos” no arquivo intermediário, com destinação final para eliminação após esses prazos, por não possuírem valor histórico.  

Apesar dessa previsão, o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCD/TTD) vigente, aprovado pelo ATC nº 18/2023, determina a preservação de um exemplar de cada trabalho gráfico (livros e separatas). Em cumprimento a essa orientação, esses exemplares foram devidamente separados e acondicionados em 44 caixas. 

Em seguida, o SEARQP apresentou 5 listagens de eliminação contendo documentos produzidos entre 2001 e 2005; e entre 2010 e 2013, totalizando 360 caixas e mais de 20 mil documentos. A documentação analisada foi classificada nos códigos 65.04.02, 65.04.03, 65.04.04 e 65.04.05, por se tratar de registros relacionados ao atendimento de beneficiários, à gestão de instituições prestadoras de serviços, à gestão financeira e à autorização de procedimentos médicos e odontológicos. 

Ao final, todos os membros presentes aprovaram as 14 listagens de eliminação apresentadas pelo SEGAI e as 5 apresentadas pelo SEARQP, com as ressalvas registradas em ata. Além do Plano de Classificação, a decisão observou o disposto no artigo 215 do Regulamento Administrativo do Senado Federal (RASF), que estabelece que “os documentos desprovidos de valor serão eliminados mediante aprovação da listagem de eliminação pela CPAD e autorização do Diretor-Geral”. 

IMPORTÂNCIA DA CPAD 

A CPAD é a comissão responsável por avaliar os documentos produzidos no âmbito da instituição, assegurando a correta aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade. Considerando a diversidade das informações produzidas, é importante que essa comissão seja multidisciplinar. No caso do Senado, a CPAD é formada por representantes das seguintes áreas: Secretaria de Gestão da Informação e Documentação (SGIDOC), Secretaria-Geral da Mesa (SGM), Diretoria-Geral (DGER), Secretaria de Finanças, Orçamento e Contabilidade (SAFIN), Secretaria de Gestão de Pessoas (SEGP), Secretaria de Administração e Contratações (SADCON), Advocacia do Senado Federal (ADVOSF) e Secretaria de Comunicação Social (SECOM). 

De acordo com Tuane Pontes, servidora do SEGAI,  

- A atuação da CPAD é essencial para garantir a racionalização da massa documental do Senado Federal, promovendo a preservação dos documentos de valor histórico e a eliminação segura dos que já cumpriram sua função administrativa. O trabalho da Comissão contribui, assim, diretamente para a eficiência da gestão documental e para o fortalecimento da memória institucional do Senado e do Congresso – explicou.